Fuhrparkmanagement 2.0 – Flotten werden automatisierter

Während im privaten Individualverkehr der eigene Pkw künftig eine kleinere Rolle spielen soll, sind Unternehmen weiterhin auf einen optimierten Fuhrpark angewiesen. Das Flottenmanagement durchlebt dabei gerade einen Wandel – gestützt von verschiedenen etablierten und neuartigen Technologien, die die Kosten ebenso wie Umweltbelastung senken sollen.

Manuelles Fuhrparkmanagement stößt zusehends an seine Grenzen

Ob bei der Buchung von Belegen, durchgeführten und geplanten Wartungen oder schlicht in Form des notwendigen Fahrtenbuchs: Es ist gerade einmal wenige Jahrzehnte her, da wurden all diese Aufgaben in den jeweiligen Unternehmen noch manuell erledigt. Der Personalaufwand war hoch, ebenso die Fehlerquote – denn Menschen neigen speziell bei Routineaufgaben nun einmal vermehrt zu Fehlern. Beim Fuhrparkmanagement 2.0 werden diese und viele weitere Aufgaben entweder teilweise oder sogar vollständig automatisiert abgewickelt.

Der Fuhrpark selbst wandelt sich natürlich ebenso fortlaufend: Die Flotte wird in Unternehmen und Forschungs- sowie Bildungseinrichtungen elektrifizierter, sogar die Bundesregierung tauschte jüngst ihre Flotte aus. Bei großen Unternehmen und Logistikern ist der Umstieg auf elektrifizierte Flotten ebenso in vollem Gange, wird da aber normalerweise Schritt für Schritt durchgeführt.

Wie können digitale Technologien den Fuhrpark nachhaltig optimieren?

Eine betriebswirtschaftliche Optimierung findet allein schon aufgrund der steigenden Automatisierungsrate statt. Müssen Fahrtenbücher nicht mehr manuell geführt und Belege nicht eigenhändig gebucht werden, reduziert sich wenig überraschend der dafür nötige administrative und Personalaufwand.

Noch deutlich größer ist der Effekt auf der Straße. Moderne Systeme wie eine GPS Fahrzeugortung ermöglichen ein Echtzeit-Tracking mit individuellen, oftmals ebenfalls automatisierten Anpassungen. Für Unternehmen sind Fahrzeugortungen zunächst einmal ein Kontrollmechanismus. Das dafür verantwortliche Personal behält jedes Fahrzeug konsequent im Blick, auch lassen sich beispielsweise die Pausenzeiten nachverfolgen. Rechtssicherheit entsteht dadurch ebenfalls: Unternehmen können so einwandfrei nachweisen, dass gesetzlich festgelegte Maximalarbeitszeiten nicht überschritten wurden, das Auto dann also stillstand.

Typischerweise werden solche Ortungssysteme zugleich mit Echtzeitinformationen kombiniert. Das ermöglicht wiederum eine automatisierte Routenanpassung. Kam es auf einer Autobahn, die auf der Route liegt, zu einem schweren Unfall mit erheblichem Stau, könnte das System folglich alternative Routen für diese Fahrzeuge vorschlagen. Das reduziert Verzögerungen und entlastet im eigentlichen Auto die Fahrzeugführer – die sich um alternative Routen nicht mehr selbst kümmern müssen.

Reduzierter Verwaltungsaufwand und mehr Transparenz

Fahrtenbücher sind heute schon digital. Das hat zwei Vorteile: Sie sind dadurch revisionssicher und können zugleich möglichst effizient an beispielsweise Finanzämter übermittelt werden. Ganzheitlich automatisierte Systeme erfassen zudem konsequent den Ist-Zustand des Fahrzeugs – und informieren anschließend rechtzeitig über nötige Wartungen oder einen antizipierten Verschleiß. Das reduziert wiederum Ausfallzeiten und hilft Wartungen sinnvoller und kostensparender über das Jahr zu verteilen.

Für Transparenz sorgen im Fuhrparkmanagement 2.0 Überwachungssysteme, die beispielsweise das Fahrverhalten analysieren. Die Systeme könnten anschließend zudem noch Tipps geben, um beispielsweise quer durch die Flotte den Spritverbrauch zu reduzieren. Da der Fuhrpark zu diesem Zeitpunkt bereits ganzheitlich digital erfasst wird, entstehen außerdem viele verschiedene Optimierungsmöglichkeiten. An dieser Stelle sind die verschiedenen digitalen und lückenlos bereitgestellten Berichte hilfreich, die für anvisierte Optimierungen eine verlässliche Datengrundlage schaffen.

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